2017年6月15日 更新

会議を効率良く進めるために。スムーズな会議の進め方。

定期的に会議の時間を設けても、いつも予定時間をオーバーしてしまったり、結局何も決められずに終了したりしていませんか?会議を効率的に進行させるには、ある程度の進め方を知っておくことが大事です。今回は、効率良く建設的な会議内容にするための進め方をご紹介します。

効率の良い会議①会議の目的をはっきりさせる

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会議を行う目的は、大きく分けて3つあります。事前に「何のための会議なのか」を参加者が把握しておくことで、本質からずれた発言を避けやすくなります。

1.何かを決定するための会議
現状に問題点があり、それを解決するために何かを決定する会議です。決定したい案件と、それをいつまでに決める必要があるのか、また、そのために必要な情報など、あらかじめ表を作って会議を進めると良いでしょう。

2.新しいことを提案し、意見交換するための会議
意見交換をするときには、そのテーマを決めておきましょう。新しいことを提案するためには、それぞれが発言しやすいような雰囲気作りも大事になります。堅苦しくなり過ぎないよう、進め方も工夫しましょう。

3.情報を共有し、コミュニケーションを取るための会議
情報の共有が会議にとっては一番重要とも言えます。そもそも、情報がきちんと伝わっていなければ、何が問題点なのかさえもわかりづらいからです。また、問題点を個人で抱え込まずにチームとして共有することで、解決のためのモチベーションアップにもつながります。

効率の良い会議②会議を開始する前の「気持ちの準備」

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会議を開始する前の「気持ちの準備」は、『会議を進めるうえで担当するポジション』によって変わります。

もし、会議の司会を務め進行役をするファシリテーターであれば、前述した「会議の目的」によって、進め方を考えておく必要があります。

例えば、意思決定のための会議なら、ある程度の決断力を見せるように。また、情報共有とコミュニケーションのための会議なら、和やかな雰囲気を作るために、アイスブレイクを入れて自分も含め周囲の気持ちもリラックスさせ、発言がし易い場作りをしましょう。

ファシリテーターでない場合は、「意見を言いたいけど自信がない」という参加者もいるでしょう。しかし、あらかじめ正解が分かっていたら必要ないのが「会議」です。間違ったことを言ってしまうかな?と不安にならずに、素直な気持ちで発言しましょう。

効率の良い会議③会議の進め方

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会議の目的に限らず、すべてに共通して必要なのは、ファシリテーター。「会議を司会進行し、コントロールするリーダー」です。

会議が本来の目的から逸れそうになれば軌道修正をし、時間配分をします。効率の良い会議の進め方として、ファシリテーターの存在は必要不可欠です。

会議前の準備からがファシリテーター

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効率の良く会議を進める為に、5分前迄に「最終目的」「アジェンダ」「時間」「アクション」の4つをホワイトボードに記載しておきましょう。

また、ファシリテーション・グラフィックの用意もしておきましょう。
ファシリテーション・グラフィックとは、マトリクス型やシステムフロー型、ロジックツリー型などのフレームワークを基本に、議論中の情報を見える化(板書)することです。

参加者全員が同じモノを見て、議論の認識を統一させることが、効率の良い会議を進める一歩となります。

まずはゴールと道のりを明確に

 ・何の為に集まっているのか(目的)
 ・どういう事が問題なのか (議題)
 ・議題の説明
 ・これらの話を何分で終わらせるか(時間)

全員が同じ目的に向かって計画通りに事を進められる為にも、これらを最初に述べる癖付けをしましょう。
また、議論に夢中になって忘れがちなこれらの項目は、ホワイトボードに予め端に記載しておくと良いでしょう。

時間厳守でも急な収束はNG

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