2017年3月17日 更新

いまさら聞けない!ビジネスメール文章力の基本

現代のビジネスシーンには欠かせないツール、メール。基本的な文章力の有無が、仕事場での評価を左右すると言っても過言ではないでしょう。社内はもちろん、取引先や顧客とのビジネスを円滑に進めるために、ビジネスメール文章力の基本をしっかり確認しておきましょう。

文章力は「簡潔」で「わかりやすい」が基本

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相手の視点に立った言葉選び

読み手に最も嫌われるのが「文章が曖昧」なメール。
必要十分な情報を伝えるには、相手の視点に立つことが重要です。たとえば「長い時間をかけて構想を練ってきました」という表現。

相手の立場では「長い時間」が具体的にイメージできません。「昨年10月から5カ月間、構想を練ってきました」と数字で表した方が、読み手に伝わりやすい文章となります。

一文は60文字未満を目安に

必要な情報を網羅しようと、長いメールを送る人がいますが、何度もスクロールしなければならない文章は読み手にストレスを与えてしまいます。

単語の重複や不要な修飾語は省いて、できるかぎり簡潔にまとめましょう。

また、一文が長すぎると、何が言いたいのかわからなくなってしまいます。一文の長さは60文字程度が目安だと覚えておきましょう。

件名は要件を具体的に伝える

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受信箱から見つけてもらうために

ビジネスパーソンは一日に何通ものメールを目にします。相手に自分が送ったメールを見つけてもらい、必要な対応をとってもらうためには、具体的な要件が一目でわかる件名をつけることが大切です。

「○○について」だけでは伝わらない

よく見かけるのが「次回の会議について」や「新製品販売について」といったもの。
これではメールの内容が曖昧で、後回しにされてしまうかもしれません。

「4月15日の会議参加者のご確認」や「新製品の販売日時変更のお知らせ」など、相手がとるべきアクションがわかるような件名をつけるとコミュニケーションがスムーズになります。

メール本文の基本は「結論」→「理由」→「詳細」

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最初に結論を提示

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R.Isshi R.Isshi

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