2017年3月17日 更新

いまさら聞けない!ビジネスメール文章力の基本

現代のビジネスシーンには欠かせないツール、メール。基本的な文章力の有無が、仕事場での評価を左右すると言っても過言ではないでしょう。社内はもちろん、取引先や顧客とのビジネスを円滑に進めるために、ビジネスメール文章力の基本をしっかり確認しておきましょう。

前置きがダラダラと長いメールは「結局何が言いたいのか」と相手に不快感を与えてしまいます。

まずは「結論」、その後に「理由」「詳細」の順で表記すると読み手がメールの概要を把握し、頭を整理しながら読んでいけます。

「弊社の新サービスについて、ご案内いたします」や「5月10日にご提案いただいた件、承認がとれました」など冒頭でハッキリとメールの目的や結論を提示しましょう。

対応が必要な場合は文末に記載

メールを読んだ後、相手に何らかの対応をしてほしい場合は、文末に「お返事をお待ちしております」や「確認が取れましたら、ご連絡ください」などと添えることで、スムーズな対応につなげることができます。

文章力が高い人の応用テクニック

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文章力が高い人は、相手へのリスペクトを伝える言葉選びをします。定番の挨拶である「お世話になっております」を「いつも大変お世話になっております」とするだけで、ただの定型句が心のこもったフレーズに早変わり。

また、「よろしくお願いいたします」が多い結びの文も「お会いできることを楽しみにしております」や「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします」と思いを込めることで、その人の人物像が伝わるメールになります。

夜遅くにメールする場合は「夜分遅くに失礼いたします」、何かを依頼する時は「ご多忙のところ、大変恐縮ですが」をつけましょう。相手への配慮を文面に表すことで、好印象につながります。

これって間違い?敬語の誤用は悪印象のもと

上から目線の「了解しました」はNG

「了解」は尊敬語ではなく「許可を与える」という意味なので、御存知の通り上司や取引先の方に使うのはNG。
どんなにフランクにやり取りができるお客様や上司でも「承知しました」や「かしこまりました」を使う様に癖づけましょう。

オフィスで定番の「お疲れ様」という挨拶も目下の相手に使う言葉なので、ビジネスメールには不向きです。

「させていただきます」はTPOに合わせて

敬語の誤用例の代表格が「させていただきます」です。「させていただく」とは相手の許可を得て行うことなので「会議で検討させていただきます」や「運用開始させていただきます」など自発的な行動には「いたします」をつけるのが正解。

しかし「させていただきます」が絶対にNGというわけではありません。「貴社の会議室を使わせていただきます」や「ご依頼を受けさせていただきます」など、相手から許可をもらうことや利益を受ける場合は使用可能です。

文章力は一日にして成らず!

文章力は一朝一夕では身につきません。基本テクニックをおぼえるのも大切ですが、一番重要なのは自分のボキャブラリーを増やしておくこと。

ビジネス書を読む、自分に届いたメールから学ぶなど、身の回りのソースを有効活用して言葉の引き出しを増やし、文章力を磨いていきましょう。
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R.Isshi R.Isshi

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