2017年7月28日 更新

PDCAを活用して仕事のデキる人を目指そう【PDCA活用例】

仕事術ではよく耳にする“PDCAサイクル”ですが、知っていると使えているでは大違いです。“PDCA”を活用できないと業務の改善どころか仕事ができない人と評価されることも?!例をみながら内容の確認、そして具体例を参考に実際の業務に活かしていきましょう。

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目標に向かったその行動(PDCA)が、本当に目標へと向かえているのか?数字で見えるようにする方法があります。
それは“KPI”(Key Performance Indicator の略)といって計画に対する目標数値化(重要業績評価指標)です。

まず目標のための数値を設定します。その後、営業活動では新規獲得率や定着率、利益率などを分析、製造業であれば生産高、不良率、稼働率などを数値化し、結果を数字で出して改善策につなげていきます。

これを“PDCA”の〈P:計画〉に目標数値として取り入れれば、数字を意識して〈D:実行〉、数字に基づいた分析〈C:評価〉、数字を達成に近づける案〈A:改善〉ができるのです。

“KPI”は“PDCA”の基準ができたり、人によってブレることなく精度を向上させたりするだけでなく、現実的な目標設定にすることでモチベーションアップにも役立ちます。

まわらなければ意味がない?PDCAサイクル事例とコツ

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“PDCA”を仕事に取り入れようとしても、そもそもサイクル(継続)にならない直線タイプや、Cが足りない感情ありきの“PDA”、Aがなくなる尻切れトンボの“PDC”などに陥ることがあります。

サイクルにならないという場合、モチベーションの低さが原因であることも。あまりにも高い目標を掲げてしまうのは問題です。達成したらまた先の目標は必ず出てくるもの。目標設定は現実の問題点から行うべきです。

感情ありきの“PDA”には数字のしばりを!数値の大切さを再確認し“KPI”を取り入れたサイクルにするとよいでしょう。

Aがない“PDC”は小学生の夏休みの宿題と同じです。毎年早くやろうと思いながら今年も…ということになりかねません。この場合、分析と改善案を皆で共有することが、らせんを描きながら向上する(スパイラルアップ)潤滑油になります。

行動には必ず期限を設けて、具体的な数字や成果を盛り込み、共通認識で進めていきましょう。

らせんを描いて上昇させよう!“PDCA”の具体例

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前出の目標「毎月新規顧客を4件獲得する」を例に、実際にどんな風に“PDCA”を活用するのかみていきましょう。

まず〈P:計画〉ではテレアポ毎週50件かける、飛び込み訪問毎週30件と立てました。

そして、まずは1ヶ月〈D:実行〉した結果を〈C:評価〉してみたところ、成果は電話で2件、訪問で1件獲得できたので達成率75%です。

“KPI”も取り入れて、電話成約の時間帯や訪問にかかった時間も分析します。
分析の結果、電話は2件とも午前中の10時から11時に成約していたこと、訪問では次の訪問先への移動に平均7分要していることが分かりました。
他にも、既存客へのルート営業の時間が週に4時間ほど減少していたことも判明しました。

このままでは、目標の達成に及ばず、既存客も逃しかねないので作戦の変更をします〈A:改善〉。

まず、次の1ヶ月では電話は成約の取れやすそうな午前中にして件数も2割増やしてみます。
そして次の訪問先への移動を5分という数値にするための営業ルートの変更を考えました。
既存客へのフォロー時間を確保するために、スケジュールは既存フォローを優先し、しかも午後に計画してみます。

そしてまた1ヶ月実行して評価・改善とつないでいけばいいのです。
続けることで必ずらせん階段を上るように円を描きながら仕事の精度は上がっていきます。

“PDCA”の先に目標があることが大前提です

“PDCA”ができていないと、仕事にムリ・ムラ・ムダも生まれやすく、他人から「仕事のできない人」と思われることもあるかもしれません……。

実践で活用できるようにしておきたいものですが、“PDCA”を続けることが目標になってはいけません。

なぜ“PDCA”を取り入れるのか?その理由と目標を忘れたら本末転倒です。上手に活用してスパイラル&スキルアップしていきましょう!
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