2017年8月30日 更新

これでもう悩まない!仕事がサクサク進むメールの整理術

取引先や社内の人から、毎日のように届くメール。一通一通確認して整理していたはずなのに、気が付いたら重要なメールが行方不明になってしまっていた!という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、仕事の効率を上げるメールの整理術をご紹介いたします。

メール整理を行うことのメリット

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メールの整理を行っている人と行っていない人とでは、仕事のスピードに差が生じます。メールには、重要なものから自分には直接の関係がないものまで、さまざまな種類がありますよね。これらを全てまとめて管理していたのでは、大切な内容が含まれているメールを見落としてしまうことや、最悪の場合、削除してしまうこともありえます。

このような事態を防ぐために、必要な情報をいつでも取り出せる場所に保管しておくことで、メールの見落としを防ぎ、さらには業務スピードを改善していくことができるのです。

インボックスゼロとは?

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受信トレイを常に空の状態にしておくことを、インボックスゼロといいます。受信トレイに届いたメールは、タスクごとにフォルダを作成して保管しましょう。

こうすることで、重要なメールやすぐに処理しなければならないメールを見失わずに済みます。さらに、受信トレイが空になっていることで、仕事をやり終えたという達成感を得ることもできますので、一石二鳥です。

フォルダ分けの方法

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インボックスゼロを行うためのフォルダは、振り分ける際の混乱を防ぐためにも、「本日中対応」「明日以降」「確認事項があり保留」「対応済み」など、なるべく簡略にタスクごとに分類して、整理することが好ましいです。
Gmailをお使いの方であれば、フォルダ分けの際にはラベル機能を活用し、振り分ける際にはフィルタを設定するとよいでしょう。

また、今は必要ないけれど、もしかしたら必要になるかもしれないメールに関しても、期間を決めてフォルダで管理しておくようにしましょう。その際、Gmailを利用している方であれば、アーカイブ機能を使って管理する方法が便利です。

フォルダ分けしたメールの保管期間

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タスクごとにフォルダ分けしたメールもまた、期間を決めて整理を行うことが大切です。
特に、一旦「保留」のフォルダに振り分けたけれど、対応する必要がなくなったメールに関しては、1週間や2週間、1ヶ月等の期間で見直しを行い、不要であれば速やかに削除しましょう。

見直しや整理を行うことで、その他の対応すべきメールや、重要なメールが行方不明になるのを防ぐよう心がけたいですね。

Gmailで活用!便利な拡張機能3選

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ここでは、Gmailユーザー向けに、メール整理に便利な拡張機能を3つご紹介いたします。

1:Boomerang
メールを送信する日時を指定することや、フォルダに移動したメールを、指定の日時がきた時点で再び受信ボックスに戻すことのできる機能です。また、Boomerangを設定すると、メールの文章をタスクとして管理し、リマインダーとして使用することも可能となります。

2:Gmail Notifier
Gmailにメールが届いたことを、ポップアップ通知で知らせる機能です。Google Chrome、Firefox、Safari、Operaに対応しており、他の作業を行いながら、リアルタイムでメールの受信確認が行えます。

3:Checker Plus for Gmail
受信したメールをポップアップで知らせ、さらにポップアップの画面上で削除・返信・アーカイブ・未読等の操作を行うことができるようになる機能です。この機能があれば、わざわざGmailのタブを開かなくても、簡単なメールの返信や振り分けの操作が手元で行えるので効率的ですね。
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zuki zuki

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