2016年8月12日 更新

【社外】メールテンプレート『確認編』

仕事の内容によっては、クライアントと顔を合わせることなく、メールのみでやりとりすることも多くなってきました。しかし同時に、相手のミスを指摘したり、再度確認を求めたりしなければならないことも増えてきています。そんな時、失礼のないメールを送っていますか?

確認メールが必要になる時とは?

確認のメールを送らなければならない時とは、どんな場合でしょうか。

たとえば、相手のメールの内容があいまいだったり、解釈によって意味が違ってしまったりするような時は、確実に作業を行うためにも確認が欠かせません。

あるいは、相手から送ってもらった資料が不足していたといった時にも、確認メールを送って追加資料を送付してもらわなければなりません。

こういったケースは相手のミスに起因することが多いので、ストレートに指摘すると相手の機嫌を損ねてしまうことも。だからこそ、確認メールでの言葉遣いには気をつけたいものです。

確認メールのポイント

確認メールの一番のポイントは、確認したい事項をはっきりと簡潔に書くこと。確認したいことが複数ある場合は、箇条書きにしてもいいでしょう。

相手に失礼にならないようにと気を遣うあまり、書き方があいまいになってしまうと、確認したいことがきちんと伝わりません。場合によっては、確認メールの内容に対する確認メールが来るような、二度手間、三度手間になってしまいます。

ただ、「追加資料を至急送ってください」のように、一方的な命令ともとれるような書きかたは、好ましくありません。「至急お送りいただけますでしょうか」「お送りいただけましたら幸いです」のように、ソフトな言い回しにしましょう。

また、相手のミスであることが分かっている場合でも、「もしかしたらこちらの確認ミスかもしれない」のような、へりくだる一文を入れておきましょう。

ビジネスシーンでは時に責任の所在を明確にすることも必要ですが、確認メールで済むような小さなミスの場合は、お互い様として流してしまったほうが作業を迅速に進められるものです。

状況パターン別の確認メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

添付ファイルが開かない場合の確認メール

件名:Re:□□□□の件についての資料です

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル、営業部の尾洲降夫です。

先ほどのメールに添付されていたファイルですが、
弊社で内容を確認しようとしたところ、
データが破損しているようで開けませんでした。

お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
再度お送りいただけませんでしょうか。

また、先刻お送りいただいたファイルは
イラストレーターで作成されたもののようですが、
再送の際には破損を避けるために、
PDFデータに変換するか、ZIP形式で圧縮して
再送いただけますと幸いです。

お忙しいところ勝手を申しまして大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
========================================

仕事の進捗状況についての確認メール

件名:□□□□企画の進捗につきまして

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

先月から進めております□□□□企画の
進行状況をお尋ねしたくメールいたしました。

先週からとくにご連絡がないのは
予定通り進行している証左とは思いますが、
その後、進捗はいかがでしょうか。

来週には原料の納入を予定しておりますため、
お忙しいこととは思いますが、
念のため現在の状況をご一報いただけますと幸いです。

お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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メールに返信がない場合の確認メール

件名:○月○日にお送りしたメールにつきまして

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

いつも大変お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

○月○日に、□□□□企画についての
お見積りをお願いする旨のメールをお送りしたのですが、
ご高覧いただけましたでしょうか。

その後、ご返信がございませんでしたので、
当方のメールが届いていない可能性もあるかと思い、
ご連絡させていただきました。

もし、お手元に届いていないようでしたら、
改めましてお願いのメールをお送りいたしますので、
お手数ですがご一報いただけましたら幸いです。

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、
今一度ご確認のほど、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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浜田望生 浜田望生

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