2017年4月21日 更新

【具体的な方策まとめ】報連相がうまくいくコツ

『報連相』こと報告・連絡・相談のコミュニケーション術は、仕事をスムーズに進める潤滑油のようなもの。毎日頻繁に実行していくことも大切ですが、ちょっとしたコツを取り入れると今よりもうまくいくようになるかもしれません。今回は報連相のコツを、具体的な案に絞ってご紹介します。

仕事の『報連相』

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『報連相』といえば、仕事の動脈と例えられることもある重要な要素の一つです。
報告・連絡・相談の3つのことであり、これがうまく機能していない職場では、

・クライアントから「プロジェクトはどうなっているの?」と確認されてしまった。
・変更点を知らされていなくて、進めていた作業が無駄になった。
・よくわからないまま進めて、仕事のクオリティが下がった。

上記のような不具合が起きかねません。

日報を書くのも報告の一種です。
社内のお花見の日程を知らせるのも連絡の一種です。

仕事をしていると、『報連相』を行う場面は頻繁に訪れます。
今回は、そんな『報連相』をうまくやるためのコツをご紹介します。
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『報告』のコツ

まずは報告すべきタイミングをきっちり抑えることが肝要です。

・業務終了時(長期の案件の場合は中間報告も)
・予定より時間がかかりそうなとき、あるいは予定より早く終わりそうなとき
・変更が生じたとき
・ミスやトラブルが発生したとき
・新しい情報を入手したとき

報告するときはまず「結論」から伝え、それから経過などを適宜に付け足します。
基本的に事実のみを伝え、推測や個人的な意見を述べる場合は、「私の意見としましては」などの前置きで私見であることを明確にします。

『連絡』のコツ

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連絡は、通達する内容、対象、緊急度や重要度によって手段を使い分けることがポイントです。

・口頭、電話、ファックスによる通達 → 簡潔な内容のもの、急を要するもの
・朝礼など人が集まる場や、掲示物など目に触れる場で通達 → 大勢に向けてのもの
・文書による通達 → 重要な内容のもの、口頭では誤って伝わる恐れがあるもの

また、伝えるときははっきりと言い切り、曖昧にならないようにします。
迅速に、関係者全員に、できるかぎり直接伝えるのがベストです。

『相談』のコツ

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相談は何らかの困った事態になったとき、相手から有力なアドバイスを頂くためにします。
なので、「どのように話をすれば相手はアドバイスしやすいか」を意識して、前もって伝える内容を整理しておくとスムーズに進みやすいです。

具体的には、

・現状
・最終目標と、それを阻害する要因
・すでに講じた対策と、それがうまくいかなかった理由

これらの点がまとまっていると、相談された相手は状況を把握しやすくなります。

報連相の方法を見直す

日常的に頻繁に行う『報連相』だからこそ、やり方を改善したときには大きな効果が見込めます。

相手の気に障るような行為や、タイミングを見計らいながら「報連相」をすることを心がけると良いでしょう。

今一度、慣れた方法を見直してみるのもいいのではないでしょうか。

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みんさく みんさく

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