2017年8月14日 更新

【社外】メールテンプレート『接待編』

仕事では、接待も重要な営業テクニックのひとつ。時には取引先から招かれることもうりますし、反対にお客様を招いてもてなすこともあります。どちらの場合にも、宴席の後にはお礼のメールを送っておくのがビジネスでのマナー。では、お礼のメールにはどんなことを書けばいいのでしょうか。

接待のお礼メールの基本パターン

接待を受けた時のお礼メールには、基本的なパターンがあります。その基本パターンさえ押さえておけば、いざお礼メールを書くことになった時にも慌てることはありません。

1.相手の社名・部署名・役職名・氏名
2.挨拶
3.招待のお礼
4.次回の返礼について
5.結びの挨拶

以上がお礼メールの基本的なパターンです。これを、接待の内容に合わせて書いていけば、お礼メールの完成です。

覚えておくと便利!お礼の言葉に使えるフレーズ

無償のイラストレーション: ありがとう, ペン, 鉛筆, 古い, 紙, ありがとうございます - Pixabayの無料画像 - 1606941

お礼メールで最も重要なのが、「感謝の気持ち」を伝える言葉です。「ありがとう」や「感謝しています」などお礼の言葉はさまざまです。その中から接待のお礼メールに使える言い方をいくつかご紹介します。

・「お礼の申し上げようもございません」
社外の方へお礼を伝えるときに使える、丁寧な表現の仕方です。

・「深謝いたします」
「深謝」は、より強い感謝の気持ちを伝えるときに使える表現です。「深く感謝しております」と表現するよりも、さらに丁寧な印象になります。

・「厚く御礼申し上げます」
「厚く」は、「心から」という意味を表し、「御礼申し上げます」とペアで用いられます。

これらの言葉は接待のお礼メールだけではなく、さまざまな場面で活用できます。覚えておくと便利ですね。

接待のお礼メールの文例(1)

接待や会食のお礼は、正式にはメールではなく手紙でするもの。とくに、それほど親しくない会社や、形式を重んじる大企業などから接待を受けた場合は、メールでも本来のお礼状に沿った文面にしておくほうがいいでしょう。


件名:ご招待の御礼

○○○○株式会社
□□◇◇様

時下、ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。

昨日は過分のおもてなしを賜り、
誠にありがたく厚く御礼を申し上げます。

大人の隠れ家ともいうべき落ち着いた雰囲気の中、
夜景とともに活魚料理を存分に堪能させていただきました。
すっかりご馳走になってしまい、大変恐縮しております。

それにもまして、
□□様とゆっくりお話をする機会を得ましたこと、
心より感謝しております。
今後もいろいろとご指導ご鞭撻を賜りますよう
何卒よろしくお願い申し上げます。

次回はぜひ当方にて
このような機会を設けさせていただきたいと思います。
その折はぜひお運びいただけましたら幸いです。

猛暑厳しき折、
□□様をはじめ皆様の一層のご健勝をお祈りいたします。
略儀ながら取り急ぎ、メールにて御礼申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
========================================

接待のお礼メールの文例(2)

普段から親しく交流のある会社から接待を受けた場合、あまり格式張ったお礼メールを送っては、逆に失礼にあたります。お礼メールの基本パターンを踏襲しつつ、多少柔らかな文面にしてみましょう。


件名:昨日はありがとうございました

○○○○株式会社
□□◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

昨日はお招きいただきありがとうございました。
普段はなかなか口にできない新鮮な魚介類を
たっぷりと堪能させていただきました。

それだけでなく、
□□様と楽しい時間を過ごせたこと、
心からお礼申し上げます。
□□様のお仕事の場とはまた違った一面も拝見して、
より親しみを覚えるとともに、
改めて尊敬できる方との思いを強くしました。

次回はぜひお返しをさせていただきたいと思っております。
今後とも変わらずおつきあいいただけますよう
何卒よろしくお願い申し上げます。

取急ぎお礼を申し上げたくメールいたしました。
ありがとうございました。

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 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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招く側であってもお礼メールは必須

取引先に対して、こちらが接待する側だった場合も、お礼メールを送っておくのがビジネス上のマナー。相手は貴重な時間を割いて来てくれるのですから、その感謝の気持ちを伝えます。

1.相手の社名・部署名・役職名・氏名
2.挨拶
3.ご足労のお礼
4.不手際のお詫び
5.今後の意気込み
6.結びの挨拶

以上が、接待をした側からのお礼メールの基本パターンです。たとえ不手際がなかった場合でも、相手を気遣ってお詫びの一文を入れておくのがマナーです。
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この記事のライター

浜田望生 浜田望生

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