2017年11月14日 更新

【社外】メールテンプレート『お詫び編』

取引先など社外の人へのお詫びメールは、思わぬトラブルなどで相手を怒らせてしまったときに、その怒りを静めるために送るものです。そんなお詫びメールで失礼があっては、さらに相手の怒りに火を注ぐことに。では、どんなメールだったら失礼に当たらないのでしょうか。

お詫びメールで気をつけたいこと

お詫びメールを書く際にはまず、どんなトラブルで相手が怒っているのかを正確に把握します。

例えば、商魂が期日までに届かなかったとしましょう。相手はその件で問い合わせの電話をかけてきたのですが、電話を受けたのがアルバイトで詳しい事情を知らなかったため、見当違いの回答をしてしまいました。

この場合、相手は「商品が届かなかった」ことだけでなく「対応が悪かった」ことにも腹を立てています。そんな時に、商品未着のお詫びだけをしても、相手の怒りを静めることはできません。同時に、問い合わせに対する非礼に対しても、きちんとお詫びする必要があります。

お詫びメールでは、事態をどう把握しているのかを伝えるためにも、「この件についてお詫びします」とはっきり述べるようにしましょう。

お詫びメールに書いておくべきこと

お詫びメールといっても、ただ謝るだけでは「今後も取引を続けていれば、また同じことが起こるのではないか」という不信感を相手に抱かせてしまいます。トラブルの起こった原因や、今後の防止策についても述べておきましょう。

ただし、あまり長々と経緯を書くと、言い訳ととられてしまうことも。トラブルの原因については、「輸送事故のため」「社内の連絡不行き届き」といったように、一言で簡潔に述べるようにします。

原因が不明の場合は、「経緯については、現在調査中です」としておきます。その場合は「後日改めて報告に伺う」という一文を入れておきましょう。さらに、今後の見通しや現在とっている対応も書いておきます。

状況パターン別のお詫びメールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

社名の誤りに対するお詫びメール

件名:貴社名の誤記のお詫び

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

先ほどお送りしたメールにて、
貴社の社名表記に誤りがございました。
大変失礼なことをしてしまい、誠に申し訳ございません。

今後はこのようなことがないよう
十分注意を払う所存です。

どうか失礼の段、
お許しいただけますようお願い申し上げます。
誠に申し訳ございませんでした。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
========================================

納期の遅れに対するお詫びメール

件名:納期遅延のお詫び

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

このたび、ご依頼いただきました見積書につきまして、
弊社内部の事務手続きの不手際により
期限となっておりました本日までに
お手元にお届けできなくなってしまいました。
大変ご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。

今後は二度とこのようなことのないよう、
社内システムの見直しを図っていく所存です。

明日には間違いなく発行できますので、
改めましてお届けに上がりたいと思っております。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございませんでした。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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書類紛失についてのお詫びメール

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

本日、15時より
新企画のお打ち合わせのお時間をとっていただきましたが、
貴社に向かう電車内で書類ケースの取り違えがあり、
お持ちするはずの企画資料を紛失してしまいました。

お忙しい中、お時間を取っていただきながら、
お打ちあわせに支障を来すようなことになり、
誠に申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。

資料はただちに再出力してお届けしますので、改めまして
お打ち合わせのお時間をとっていただけませんでしょうか。
よろしければお手すきの時にでも、
ご連絡をいただければ幸いです。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございませんでした。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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この記事のライター

浜田望生 浜田望生

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