2016年8月4日 更新

【社内】メールテンプレート『請求編』

仕事をしていると、とにかく取引先に迷惑をかけないようにと気にするあまり、つい社内業務や事務が後回しになってしまうことも。事前に依頼した期限を過ぎても、作業が滞っていた時は、当然請求しなければいけません。 でも、請求のしかたによっては相手の気分を害してしまうことがあります。

請求メールを送るタイミング

なにか作業をお願いしたにもかかわらず、予め約束した期限が過ぎてしまったときは、なるべく早く請求のメールを送りましょう。

しかし請求メールというのは、気分的にもなかなか送りにくいもの。期限より2、3日遅れても間に合う書類などは、つい請求が遅くなってしまうこともあるかと思います。

しかし、だからといって請求しないでいると、相手は「約束の期日はもっと遅くても大丈夫だったのではないか」と感じてしまいます。すると「忙しいのに無駄に急かした」と不信感を抱いてしまうことも。

期日を過ぎたら速やかに請求のメールを送る。それがビジネス上の約束を交わしたことへの、あなたの責任です。

請求メールで気をつけたいこと

請求メールとは、約束した期日までに作業が終わっていない場合に送るものです。つまり、相手は約束を破っていることになります。

だからといって、非をとがめるようなメールを送っては、社内の人間関係がギクシャクしてしまう原因に。たとえ相手に非があったとしても、あくまでお願いするという立場からの文章にする必要があります。

部署が違っていても、社内で働く人は全員が大切なビジネスパートナー。その人達に対する配慮は欠かせません。

状況パターン別の請求メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

依頼したことの請求メール

件名:お願いした件について

総務部 □□□□様

お疲れ様です。
営業部の尾洲降夫です。

先日お願いしました件につきまして、
たしか昨日がお約束の日時となっておりましたが、
その後いかがなっておりますでしょうか。

お忙しいところ申し訳ありませんが
ご一報いただければ幸いです。

よろしくご配慮のほどお願いいたします。

====================
 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
====================

返事の請求メール

件名:キャンペーン企画書についての確認のお願い

□□□□総務部長

お疲れ様です。
営業部の尾洲降夫です。

先日、我が社の新製品□□□□の販売促進の一環として
キャンペーンの企画書を提出いたしましたが、
その後いかがなっておりますでしょうか。

営業部としましては
□□□□の売り上げを飛躍的に伸ばす企画として
かなり力を入れて作成しております。

企画書にも記載しましたとおり、
まだキャンペーン開始時期までには余裕がありますが、
もしご決済いただけるようならできる限り早めに準備を進め、
万全の体制でキャンペーンに臨みたいと考えております。

お忙しいところ申し訳ありませんが
現在の状況だけでもお知らせいただけますと幸いです。

また、問題点などありましたらご連絡いただければ、
改めて部内で検討の上、早急にお返事したいと思っております。

お手間を取らせまして申し訳ありませんが、
よろしくご配慮のほどお願いいたします。
お返事お待ちしています。

====================
 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
====================

仮払金精算書の請求メール

件名:6月分精算書の提出のお願い

営業部 □□□□様

お疲れ様です。
経理部の尾洲降夫です。

6月分の仮払金精算書につきましてのご連絡です。

6月分の仮払金精算書の提出期限は
7月15日までとなっておりましたが、
□□さんの精算書がまだ経理部に届いておりません。

このままでは経理処理ができなくなってしまいますので、
お忙しいところ申し訳ありませんが、
至急ご提出をお願いできますでしょうか。

すでに提出済みの場合、
何らかの行き違いがあった可能性もありますので、
お手数ですが経理部・尾洲までご連絡いただけましたら幸いです。

よろしくご配慮のほどお願いいたします。

====================
 経理部
 尾洲降夫
 内線 999
====================
18 件
AXIS記事下バナー

この記事が気に入ったら
「いいね!」しよう

ビズフル|働き方を変えるためのキャリア情報サイト

関連する記事 こんな記事も人気です♪

【社内外】メールテンプレート『企画書編』

【社内外】メールテンプレート『企画書編』

ビジネスシーンでは、新しいプロジェクトを始める際には、必ずといっていいほど企画書を作成します。その企画書を元に検討を重ねるためる、社内外の関係者すべてに企画書を配布しなければなれません。では、企画書を送付するときのメールの書きかたには、どんなマナーがあるのでしょうか。
【社外】メールテンプレート『確認編』

【社外】メールテンプレート『確認編』

仕事の内容によっては、クライアントと顔を合わせることなく、メールのみでやりとりすることも多くなってきました。しかし同時に、相手のミスを指摘したり、再度確認を求めたりしなければならないことも増えてきています。そんな時、失礼のないメールを送っていますか?
【社内外】メールテンプレート『提案編』

【社内外】メールテンプレート『提案編』

仕事でなにか問題点や改善点を発見した時、それを指摘するだけでは半人前。「こうしたらどうか」という改善の提案ができてこそ、一人前のビジネスパーソンといえます。しかし提案のしかたによっては、相手の気分を損ねてしまうことも。そこで提案メールのポイントについて考えてみましょう。
【社外】メールテンプレート『催促編』

【社外】メールテンプレート『催促編』

頼んでおいた書類や製品が届かない、代金の振り込みがないといった場合には、取引先に催促をしなければなりません。しかし、催促メールで取引先の機嫌を損ねてしまったら、トラブルが長引いてしまうことも。改めて催促メールで気をつけるべき点を考えてみましょう。
【社内】メールテンプレート『お詫び編』

【社内】メールテンプレート『お詫び編』

仕事でトラブルが起きてしまった時には、上司や同僚など社内の関係者にお詫びをするとともに、状況を報告しなければいけません。お詫びと報告がなされていないと、上司や同僚からのフォローが期待できなくなってしまいます。ではトラブルの際のお詫びメールとは、どう書けばいいものなのでしょうか。

この記事のキーワード

この記事のライター

浜田望生 浜田望生

プレスリリース