2017年8月16日 更新

【今さら聞けない】アジェンダの作りかた

社会人になれば、仕事でアジェンダを作る機会も多くなります。でも、やり方や手順を細かく教えてもらえる、とは限りません。ときには「作っておいて」とだけ指示されることも。そこで、改めてアジェンダの作りかたを考えてみましょう。

そもそもアジェンダって、何?

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元は、行動するという意味のラテン語「agenda」に由来する英語で、日本の企業では主に、会議での検討議題のことを指します。

ですから「アジェンダを作っておいて」と言われたら、会議で検討すべき議案を書き出した議事次第を作っておけばいいのです。

ただ、英語のアジェンダにはほかにも「行動計画」「予定表」「備忘録」といった意味があり、場合によってはスケジュールをアジェンダということもあります。

アジェンダに書いておくべきこと

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では具体的に、アジェンダには何を書いておけばいいのでしょうか。
アジェンダの作りかたの例としてその項目を挙げてみます。

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・会議名 :○○戦略会議
・参加者名:○○部長/△△課長/××...(全○名)
・会議時間:00:00~00:00
・場所  :3階 第1会議室
・議題1  :前回決定事項の確認
・議題2  :新企画○○○の進行について
==========

最低限必要なことは、これだけです。
この項目を書き出して、見やすいように書式を整えておけばいいのです。

でも、じつはアジェンダの作りかたによって、会議のながれがまったく変わってしまうことがあります。

アジェンダひとつで、会議の流れを変える

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ポイントは、『議案の書きかた』です。

ただ「新企画の進行について」と書いてあったのでは、現状を報告すればいいのか、何か決定すべきことがあるのかが分かりません。

そこで、議案はなるべく具体的に書いておくようにしましょう。
場合によっては、議案の内容を細かく分けて書き出しておきます。

すると、参加者が各項目の内容について、予め準備をして会議に臨めるようになります。

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■議案1
・新企画○○○の進行について
 -現在の状況
 -現状の問題点の洗い出し
 -問題解決の優先順位
==========

各テーマについては、報告だけで済むのか、話し合って決定しなければならないことがあるのか、はっきりさせておくとベターです。

==========
■議案2  
・新企画○○○の進行について
 -現在の状況についての報告
 -現状の問題点の洗い出し
 -問題解決の優先順位を決定
==========

アジェンダを準備することで会議をむだに長引かせない

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さらに、各テーマにどのくらいの時間を使うのかをアジェンダにも書いておけば完璧。
時間をきちんと区切っておかないと、どうしても会議は長引きがちになります。

==========
■議案2
・新企画○○○の進行について(11:00-11:40)
 -現在の状況についての報告(10分)
 -現状の問題点の洗い出し (15分)
 -問題解決の優先順位を決定(15分)
==========

そして議案の最後には必ず「今後の予定」を入れておきましょう。

誰が何を担当するのか、いつまでにする必要があるのかなど、会議で決まったことをまとめとして再確認しておかないと、役割分担や方向性が曖昧になってしまうことがあります。

==========
■議案2
・新企画○○○の進行について(11:00-11:40)
 -現在の状況についての報告(10分)
 -現状の問題点の洗い出し (15分)
 -問題解決の優先順位を決定(15分)

■議案3
・今後の予定(11:40-11:50)
 -担当の確認(5分)
 -期間の確認(5分)
==========

アジェンダで会議をスマートに

アジェンダは、参加者に共通認識をもたせることで、会議を効率的に進めるためのアイテムです。

テーマを明確にして、時間を設定することで、だらだらと会議を長引かせずスマートに進めることができるのです。

ぜひ、上手なアジェンダを作って、会議を効率的にできるようチャレンジしてみてください。
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浜田望生 浜田望生

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