2016年8月5日 更新

【社外】メールテンプレート『催促編』

頼んでおいた書類や製品が届かない、代金の振り込みがないといった場合には、取引先に催促をしなければなりません。しかし、催促メールで取引先の機嫌を損ねてしまったら、トラブルが長引いてしまうことも。改めて催促メールで気をつけるべき点を考えてみましょう。

催促メールの基本はお願い形式

約束の期日までに製品が届かなかった、代金が振り込まれなかったなど、明らかに相手に非がある場合でも、いきなりとがめ立てするようなメールを送るのはマナー違反。まず最初は、相手の状況を伺いつつお願いをするといった形式のメールにしましょう。

それでもレスポンスがなかった場合は、日をおいてもう一度同じようなメールを送ります。弁護士を立てて交渉するなどの法的手段をとるのは、3度目以降にするべきです。

最初から事を荒立ててしまうと、悪くすれば取引先との関係が終わってしまうこともあり得ます。それで会社に損害を与えることになれば、あなた一人では責任のとりようがなくなってしまいます。

まずは、約束の期日が守られていないこと告げ、改めて振り込みや製品の発送をお願いします。2度目以降のメールについては、上司とよく相談しながら進めたほうがいいでしょう。

催促メールのポイント

催促メールを送る際、相手との約束の内容が分かるメールがあれば、新しくメールを書き起こすのではなく、前のメールへの返信として書きましょう。すると、文末に前のメールが全文引用されると思います。

製品が届かなかったり、支払いがなかったりした原因は、単なる期日の勘違いということも多いもの。その場合、約束の内容が分かるメールが引用されていれば、相手も確認や対応がしやすくなります。

反対に、こちらが期日を勘違いしていることもあります。催促メールを送る前に、もう一度約束の内容を確認してみましょう。

新しくメールを書き起こす場合には、「お約束は○月○日となっていたと思いますが」といったように、ソフトな書きかたを心がけましょう。

状況パターン別の催促メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

製品が届かない場合の催促メール

件名:貴社製品「□□□□」の納入について

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

○月○日付で発注いたしました「□□□□」ですが、
その後どのようになっておりますでしょうか。

すでに納期の○月○日を過ぎておりますが、
まだ商品が弊社に納入されておりません。
また、この件につきまして、
納期遅延のご連絡もいただいておりません。

お忙しいところ申し訳ありませんが、
できましたら本日中に遅延のご事情と納品予定日を
ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

本メールと行き違いで、
すでにご発送いただいておりましたらご容赦ください。
なお、その場合もご一報いただけますと幸いです。

何卒よろしくお取りはからいくださいますよう
お願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
========================================

見積書がなかなか届かない場合の催促メール

件名:□□□□見積書について

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

お世話になっております。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

○月○日にお願いしました□□□□の見積書につきまして、
その後いかがなっておりますでしょうか。

すでに依頼から10日が経過しておりますが、
未だ見積書が弊社に届いておりません。
弊社では、お取引先様3社にお見積りをお願いしております。
すでに他2社からの見積書は受領しており、
貴社からお送りいただく見積書と比較検討し、
早急にお願いするお取引先様を決めたいと思っております。

つきましては、お忙しいこととは思いますが、
どうか弊社の事情もご理解いただき、
早急にご手配くださいますようお願い申し上げます。

本メールと行き違いで拝受いたしました場合は、
ご容赦いただけますと幸いです。

何卒よろしくお取りはからいくださいますよう
お願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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依頼したカタログが届かない時の催促メール

件名:カタログ送付のお願い

□□□□株式会社 営業部
□□□□様

お世話になります。
株式会社ビズフル 営業部の尾洲降夫です。

先日は、貴社製品のカタログおよび価格表の送付を
ご快諾いただきありがとうございます。

即日発送してくださるとのことでしたが、
まだ弊社に届いておりません。

弊社といたしましては、
これからボーナス商戦に向けて
まとまった数量の注文を考えております。

お忙しいところお手数をおかけしまして申し訳ありませんが、
早急にご送付いただけましたら幸いです。

なお、本メールと行き違いで
すでにご発送いただきました場合はご容赦ください。

勝手を申しまして恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

========================================
 尾洲 降夫  bizfull@bizfull.net
 株式会社ビズフル 営業部 営業1課
 〒999-9999
 東京都××区××町9-9-99 ××ビル9F
 tel 03-9999-9999 fax 03-9999-9999
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浜田望生 浜田望生

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