2016年8月5日 更新

【社内】メールテンプレート『お詫び編』

仕事でトラブルが起きてしまった時には、上司や同僚など社内の関係者にお詫びをするとともに、状況を報告しなければいけません。お詫びと報告がなされていないと、上司や同僚からのフォローが期待できなくなってしまいます。ではトラブルの際のお詫びメールとは、どう書けばいいものなのでしょうか。

基本はメールではなく口頭で

トラブルについての報告とお詫びは、なるべく早くしておかなければなりません。上司や同僚に問い合わせがいった際に話が通じていないと、よけいに事態がこじれてしまうことがあるからです。

基本的に、お詫びと報告は顔を合わせて行うものです。外出先でトラブルにあった際には、すぐに電話で報告とお詫びをしておきます。

車内などで電話できないといった場合にのみ、メールで報告とお詫びをするようにしましょう。

お詫びメールを書くときの注意点

まず、どんなトラブルが起こったのか、現在はどういった状況なのかを簡潔に説明します。

そして、自分の今後の予定を知らせ、自分が対処できない場合のフォローをお願いします。

また、トラブルを報告する時には、ただ詫びるだけでなく、考え得る対応やトラブル防止の対策も述べておくようにします。

気をつけたいのは、たとえ不可抗力によるトラブルでも、自分の責任として真摯にお詫びすること。例えば、人身事故で電車が遅延して遅刻した、自然災害によって会社の備品や書類を紛失してしまった、といったケースです。

どんな状況に陥っても、仕事に影響を及ぼさないように行動するのがビジネスパーソンの鉄則。電車が遅延する可能性や自然災害の可能性を予め考慮して行動しなかったことに対して、お詫びをしなければなりません。

もちろん上司や同僚も、きちんと報告すれば不可抗力であることは分かってくれるはず。だからといって「自分の責任ではない」と素知らぬ顔をしていると、フォローしてやろうという気も起こらなくなってしまいます。

状況パターン別のお詫びメールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

始業時間に遅刻する時のお詫びメール

件名:出社が遅れます

□□□□営業部長

お疲れ様です。
営業1課の尾洲です。

現在、□□□□線の□□□□駅におります。
先ほど□□□□駅で人身事故があったようで、
電車が止まっております。

復旧にはまだ時間がかかるとのことなので、
これから別ルートで社に向かいますが、
始業時間より30分程度遅刻してしまうと思われます。
大変申し訳ありません。

本日は午前10時に□□□□社の□□□□様が
来社されることになっております。
それまでには確実に出社できますので
特に問題はないかと思いますが、
もし何かありましたら私の携帯まで
ご連絡いただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、
よろしくお願いします。

======================
 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
 携帯 090-9999-9999
======================

取引先との約束に遅刻した時のお詫びメール

件名:□□□□社打ち合わせ遅刻についてのお詫びと報告

□□□□営業部長

お疲れ様です。
営業1課の尾洲です。

本日、11時から□□□□社にて打ち合わせの予定でしたが、
□□□□線にて人身事故があり、
約束の時間から10分ほど遅刻してしまいました。
誠に申し訳ありませんでした。

□□□□社ご担当の□□□□様には
打ち合わせの前後にお詫び申し上げお許しいただきましたが、
余裕をもってもう少し早く社を出ていれば
遅刻することはなかったと反省しております。

今後はこのような不始末がないよう、
早め早めに行動するよう心がけます。

□□部長には先方からご注意があるなど
ご迷惑をおかけすることになるかもしれませんので、
取り急ぎご報告いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

======================
 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
 携帯 090-9999-9999
======================

欠勤した時のお詫びメール

件名:本日の尾洲の仕事について

□□□□様
(CC:□□□□営業部長)

お疲れ様です。
尾洲です。

本日は突然の欠勤となってしまい申し訳ありません。
お忙しいところ申し訳ありませんが、
以下の点についてのフォローをお願いします。

1)
本日、□□□□社のご担当□□□□様に
見積書をお届けするお約束になっております。
見積書は午前中に経理部から私宛に届く手はずになっておりますので、
申し訳ありませんがアルバイトの□□さんに
□□□□社まで届けるよう指示出しをお願いできますでしょうか。
□□□□社の□□□□様には、私から一報を入れておきます。

2)
本日は16時に◇◇◇◇社との打ち合わせを予定しておりました。
◇◇◇◇社のご担当◇◇◇◇様には、
私から延期してほしい旨の連絡をしておきますが、
もし何か問い合わせなどがありましたら、
明日以降に対応させていただくとお伝え願えますでしょうか。

現在、病院での診察を終えて会計待ちをしているところですが、
風邪による発熱という診断で、症状も落ち着いております。
明日には出社できるかと思います。

これから自宅に戻りますので、
昼過ぎからは電話での対応も可能です。
何かありましたらご連絡ください。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

======================
 営業部 営業1課
 尾洲降夫
 内線 999
 携帯 090-9999-9999
======================
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この記事のライター

浜田望生 浜田望生

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